Feine IT-Strategien für die Justiz

Nachfolgende Überlegungen können als Motivation und Einstiegserleichterung dienen. Sie sind auf die Arbeit eines Richters zugeschnitten und lassen konsequenterweise die Informationen und Werkzeuge, die ein Staatsanwalt, Rechtspfleger oder eine Servicekraft benötigt, außer acht. Es sei darauf hingewiesen, dass für das Modell die Aktenbearbeitung eines Einzelrichters für zivilrechtliche Verfahren in der ersten Instanz zugrunde gelegt wurde. Die Übertragung der Funktionalitäten auf höherinstanzliche Verfahren, Spruchkörper mit mehreren Richtern oder andere Gerichtsbarkeiten bedarf einer genauer Prüfung und Anpassung.

Üblicherweise beginnt der Arbeitsalltag eines Richters mit der Sichtung der Akten, die er auf seinem Aktenbock vorfindet. Der elektronische Aktenbock sollte somit für den Richter einen Bereich bereithalten, der ihm die schnelle Erfassung der Posteingänge oder Wiedervorlagen ermöglicht. Denkbar ist folgender Bildschirmausschnitt:

In der Papierwelt erkennt der Richter mit geübtem Blick an der Höhe des Aktenberges, wie viel Arbeit der Tag bringt. Möchte er aber wissen, ob es sich vorwiegend um Fristverlängerungsanträge oder womöglich vorwiegend um Klagen oder Klageerwiderungen handelt, muss er die Akten jeweils öffnen.

Mit der oben gezeigten Ansicht kann er nicht nur sofort erfassen, wie viel Posteingänge er zu bearbeiten hat, sondern sieht auch auf einen Blick, welche Arten von Schriftsätzen eingereicht wurden. Die Kategorisierung der Schriftsätze muss dabei in der Geschäftsstelle erfolgen. Zukünftig soll jedoch eine automatisierte „Beschriftung“ durch Auslesung einer beigefügten xml-Datei, dem xJustiz-Datensatz, möglich werden.

Da den Richter nicht so sehr interessiert, ob Herr Müller, Frau Meyer oder deren Anwälte einen Schriftsatz eingereicht haben, wurde darauf verzichtet, die Daten der Einreicher im Aktenbock aufzuführen. Es ist lediglich aufgeführt, zu welcher Akte der Schriftsatz eingereicht wurde. In der Abbildung wurde dazu das Aktenzeichen gewählt. Sollte sich der Richter jedoch üblicherweise an den Namen der Beteiligten orientieren, können statt des Aktenzeichens auch die Parteiangaben aufgeführt werden. Dies kann individuell eingestellt werden.

Allerdings ist es sinnvoll, die Rolle des Einreichers im Verfahren schnell zu erfassen. Für die Kenntlichmachung dieser Rollen wurden im oben gezeigten Beispiel Farben benutzt. Rote Schriftsätze sind beispielsweise immer vom Kläger, blaue vom Beklagten, grüne von sonstigen Beteiligten wie Sachverständigen, Zeugen, Übersetzer, usw. Posteingänge ohne Farbe kennzeichnen gerichtsinterne Vorgänge wie z.B. Wiedervorlagen. Der Richter kann sich so sehr schnell orientieren, ohne unnötige Details zur Kenntnis nehmen oder recherchieren zu müssen.

Um die Priorität der Bearbeitung festlegen zu können, wird das Datum des Posteingangs angezeigt. Für eilige Sachen erscheint ein Zeichen (hier rotes Ausrufezeichen) am Rand des Dokumentes. Um den Bezug eines Posteingangs zur dazugehörigen Akte herstellen zu können, wurde im vorliegenden Fall das Aktenzeichen aufgeführt. Denkbar ist auch, die Parteien anzuzeigen. Dies sollte, entsprechend den Vorlieben des einzelnen Richters, eingestellt werden können.  Sollten mehrere Eingänge zu einer Akte vorhanden sein, werden diese automatisch nacheinander und versetzt angezeigt. Über eine Sortierfunktion kann die Reihenfolge der angezeigten Posteingänge vom Richter verändert werden. So lassen sich die Dokumente sortiert nach Eingangsdatum oder nach Art des Schriftsatzes anzeigen.

Zur Koordinierung seines Arbeitsalltages muss der Richter zusätzlich zum Posteingang auch Zugriff zu seinem Kalender haben. Es erscheint deshalb sinnvoll, auch die Termine auf dem elektronischen Schreibtisch vorzuhalten. Hierzu sollte das jeweils bereits in der Fachanwendung genutzte Terminierungstool in die Oberfläche integriert werden.

Abzuraten ist von einem direkten Zugriff auf alle Akten, der von den üblichen DMS/VBS-Systemen meist über eine Baumstruktur geboten wird. Auch in der Papierwelt geht der Richter nicht zum Aktenschrank um unter all den Akten die Passende zu finden. Er muss aber, z.B. während eines Telefonates, die Möglichkeit haben, eine bestimmte Akte aufrufen zu können. Hier genügt eine einfache Suchfunktion, die die Suche sowohl nach Beteiligten als auch nach Aktenzeichen erlaubt. Nach allem könnte der Aktenbock folgendermaßen auf dem Bildschirm visualisiert werden:

Nachdem der Richter nunmehr einen Überblick über die für ihn relevanten Posteingänge erhalten hat, möchte er mit der Bearbeitung einzelner Akten beginnen.

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Elektronische Akten in der Justiz
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